Kunden in Operiva verwalten

In Operiva verwaltest Du Firmen und Privatpersonen zentral in der Webanwendung. Kunden anlegen, bearbeiten, archivieren, reaktivieren oder löschen können Administratoren und Manager. Benutzer haben keinen Zugriff auf die Kundenverwaltung.

Kunden in der Webanwendung

Kundenübersicht und Suche

Die Kundenübersicht zeigt standardmäßig alle aktiven Kunden. Über den Statusfilter wechselst Du zwischen „Aktiv“, „Archiviert“ und „Alle“. Zusätzlich kannst Du nach „Firma“ und „Privatperson“ filtern.

Die Suche beginnt ab drei eingegebenen Zeichen und berücksichtigt Firmenname, Vorname und Nachname. Adressdaten werden nicht durchsucht.

Jeder Eintrag zeigt den Namen, den Kundentyp, die Adresse und den aktuellen Status. Über „Details“ öffnest Du den jeweiligen Kundendatensatz.

Kunden anlegen und Felder ausfüllen

Beim Anlegen eines Kunden ist „Firma“ als Typ vorausgewählt. Abhängig vom gewählten Kundentyp werden unterschiedliche Namensfelder verwendet.

Feld	Pflicht	Bedeutung
Typ	Ja	Legt fest, ob Du eine Firma oder eine Privatperson anlegst.
Firma	Bei Typ Firma	Name des Unternehmens
Vorname	Bei Typ Privatperson	Vorname der Person
Nachname	Bei Typ Privatperson	Nachname der Person
Straße	Ja	Straße der Kundenadresse
Nummer	Ja	Hausnummer der Kundenadresse
PLZ	Ja	Postleitzahl der Kundenadresse
Ort	Ja	Ort der Kundenadresse

Wechselst Du den Kundentyp, werden die nicht benötigten Namensfelder geleert. Ein neu angelegter Kunde erhält automatisch den Status „Aktiv“.

Kundendetails und Zuordnungen

Die Kundendetails werden zunächst als lesbare Übersicht angezeigt. Mit „Bearbeiten“ öffnest Du die Felder zur Änderung. „Abbrechen“ verwirft alle noch nicht gespeicherten Eingaben.

Welche Zuordnungen angezeigt werden, hängt vom Planungsmodus ab:

• Bei projektbasierter Planung siehst Du die zugeordneten Projekte mit Projektname, Kostenstelle, Standort und Status.
• Bei kundenbasierter Planung siehst Du veröffentlichte Termine nach Kalenderwoche und die dazugehörigen finalisierten Leistungsnachweise.

Leistungsnachweise können dort angesehen, heruntergeladen oder gelöscht werden.

In beiden Planungsmodi steht außerdem eine kundenbezogene Zeitauswertung zur Verfügung. Sie zeigt unter anderem erfasste Stunden, Personalkosten, beteiligte Mitarbeiter und Tätigkeiten.

Kunden archivieren und reaktivieren

Beim Archivieren wechselt ein Kunde von „Aktiv“ zu „Archiviert“. Die Kundendaten und vorhandenen Zuordnungen bleiben gespeichert.

Archivierte Kunden:

• bleiben über den Statusfilter auffindbar
• stehen für neue Projekte oder Termine nicht mehr zur Auswahl
• können nicht mehr als neuer Bezug für die Zeiterfassung verwendet werden

Durch Reaktivieren erhält der Kunde wieder den Status „Aktiv“.

Kunden löschen

Ein Kunde kann erst dauerhaft gelöscht werden, nachdem er archiviert wurde. Die Löschung muss zusätzlich bestätigt werden.

Bei einer erfolgreichen Löschung werden auch zugeordnete Projekte oder Termine sowie die dazugehörigen Leistungsnachweise und Dateien entfernt.

Hinweis: Vorhandene Zeitbuchungen oder laufende Timer können verhindern, dass ein Kunde gelöscht werden kann. Der Kunde bleibt in diesem Fall archiviert bestehen.

Kunden in der App

Die App enthält keinen eigenen Kundenbereich und keine Funktionen zum Anlegen oder Bearbeiten von Kunden.

In Termindetails siehst Du den Namen des zugeordneten Kunden. Bei kundenbasierter Planung wird zusätzlich die Kundenadresse verwendet.

In der kundenbasierten Zeiterfassung kannst Du einen aktiven Kunden als Buchungsbezug auswählen.