Vorlagen für Leistungsnachweise verwalten

Mit Vorlagen erstellst Du Leistungsnachweise auf Basis Deiner eigenen PDF-Dateien. Du legst fest, welche Felder ausgefüllt werden und für welche Kunden oder Projekte eine Vorlage verwendet wird.

Die Vorlagenverwaltung steht Administratoren und Managern zur Verfügung. Benutzer haben keinen Zugriff.

Vorlagen in der Webanwendung

Vorlage anlegen

Die Vorlagenübersicht zeigt alle vorhandenen Vorlagen mit ihrem Namen, dem Dateinamen und dem aktuellen PDF-Status.

Wähle „Hinzufügen“ und anschließend „Neue Vorlage“. Gib einen eindeutigen Vorlagennamen ein und speichere Deine Eingabe. Danach öffnet Operiva die Detailansicht der neuen Vorlage.

PDF hochladen

Für jede Vorlage kannst Du eine PDF-Datei mit maximal 10 MB hochladen. Operiva prüft und verarbeitet die Datei nach dem Hochladen.

Erst wenn die PDF vollständig verfügbar ist, kannst Du:

• Felder auf dem Dokument platzieren
• Kunden oder Projekte zuordnen
• die Vorlage als Standard festlegen

Nach dem ersten erfolgreichen Upload kann die PDF der bestehenden Vorlage derzeit nicht ausgetauscht werden.

Dokumentdarstellung festlegen

Über die Dokumenteinstellungen bestimmst Du, wie eingegebene Inhalte auf dem Leistungsnachweis dargestellt werden.

Einstellung	Bedeutung
Schriftart	Helvetica, Times-Roman oder Courier
Schriftgröße	Größe der eingetragenen Texte
Schriftfarbe	Textfarbe als Hex-Farbwert
Zeilenhöhe	Abstand zwischen den Textzeilen

Diese Einstellungen werden zusammen mit der Feldzuordnung gespeichert.

Felder auf der PDF platzieren

Felder werden direkt auf der gewünschten PDF-Seite platziert. Du kannst ihre Position und Größe anpassen sowie die Reihenfolge festlegen.

Feldtyp	Verwendung
Text	Kurze Eingaben wie Namen oder einzelne Angaben
Mehrzeiliger Text	Längere Beschreibungen oder Notizen
Auswahlfeld	Auswahl aus vorgegebenen Optionen
Datum	Eingabe eines Datums
Signatur	Unterschrift innerhalb des Leistungsnachweises
Dynamischer Wert	Automatisch aus Operiva übernommene Angabe

Bei einem Auswahlfeld trägst Du die verfügbaren Optionen getrennt durch Kommas ein.

Nicht-dynamische Felder kannst Du als Pflichtfeld kennzeichnen. Der Leistungsnachweis kann dann erst weiterverarbeitet werden, wenn diese Felder ausgefüllt sind.

Dynamische Werte verwenden

Dynamische Werte übernimmt Operiva automatisch aus dem zugehörigen Termin, Kunden oder Projekt. Sie können beim Ausfüllen des Leistungsnachweises nicht verändert werden.

Verfügbar sind unter anderem:

• Start- und Enddatum des Termins
• Start- und Endzeit des Termins
• Kundenname und Kundenadresse
• Projektname und Kostenstelle
• Projektadresse

Projektwerte stehen nur bei projektbasierter Planung zur Verfügung.

Signaturarten festlegen

Für Signaturfelder stehen zwei Arten zur Verfügung:

• Standardsignatur: für interne Unterschriften, beispielsweise durch einen Mitarbeiter
• Signatur mit Nachweis: für eine externe Unterschrift mit zusätzlichen Nachweisinformationen

Pro Vorlage kann höchstens ein Feld vom Typ „Signatur mit Nachweis“ verwendet werden.

Vorlage zuordnen oder als Standard festlegen

Nur Vorlagen mit vollständig verarbeiteter PDF können zugeordnet oder als Standard verwendet werden.

• Bei projektbasierter Planung ordnest Du Vorlagen aktiven Projekten zu.
• Bei kundenbasierter Planung ordnest Du Vorlagen aktiven Kunden zu.

Die Suche innerhalb der Zuordnung beginnt ab drei eingegebenen Zeichen.

Eine Standardvorlage wird verwendet, wenn für den betreffenden Kunden oder das Projekt keine direkte Vorlagenzuordnung vorhanden ist. Eine Vorlage kann entweder als Standard dienen oder direkt zugeordnet sein.

Vorlage umbenennen oder PDF ersetzen

Aktuell kannst Du eine bestehende Vorlage nicht über die sichtbare Oberfläche umbenennen. Auch das Austauschen der PDF oder das Hochladen einer neuen Version ist nach dem ersten Upload nicht möglich.

Wenn Du eine andere PDF verwenden möchtest, musst Du eine neue Vorlage anlegen.

Vorlage löschen

Eine Vorlage wird direkt aus der Übersicht gelöscht und muss vorher nicht archiviert werden. Vor dem Löschen erscheint eine Bestätigung.

Beim Löschen werden entfernt:

• die hochgeladene PDF
• die Feldzuordnung
• Kunden- und Projektzuordnungen

Bereits erzeugte Leistungsnachweise bleiben erhalten, verlieren jedoch ihren Bezug zur gelöschten Vorlage.

Vorlagen in der App

Die App besitzt keinen Bereich zum Anlegen oder Verwalten von Vorlagen.

Ist für einen Termin eine passende Vorlage verfügbar, kannst Du in den Termindetails „Dokument aus Vorlage erstellen“ wählen. Anschließend füllst Du die vorgesehenen Felder des Leistungsnachweises aus.