Termine mit der Disposition planen
Mit der Disposition planst Du Termine und koordinierst die Einsätze Deiner Mitarbeiter in einer gemeinsamen Plantafel.
Die Disposition steht Administratoren und Managern zur Verfügung. Benutzer haben keinen Zugriff.
Disposition in der Webanwendung
Ansichten und Aufbau
Du kannst zwischen der Tages- und Wochenansicht wechseln. Mit den Pfeilen öffnest Du den vorherigen oder nächsten Zeitraum. Über „Heute“ kehrst Du zum aktuellen Datum zurück.
Die Wochenansicht umfasst immer Montag bis Sonntag.
In der Plantafel findest Du:
- eine eigene Zeile für jeden Mitarbeiter
- geplante Termine mit ihrem Zeitfenster
- den Bereich „Nicht zugewiesen“
- genehmigte Abwesenheiten
- Hinweise auf Feiertage
In der Tagesansicht wird angezeigt, wenn ein Mitarbeiter an diesem Tag abwesend ist. Die Wochenansicht stellt den vollständigen Abwesenheitszeitraum dar.
Termin anlegen und zuweisen
Wähle einen freien Zeitpunkt in der Zeile eines Mitarbeiters, um einen Termin anzulegen. Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter sind bereits vorbelegt.
Alternativ kannst Du einen Termin im Bereich „Nicht zugewiesen“ anlegen.
- Bei projektbasierter Planung wählst Du ein Projekt.
- Bei kundenbasierter Planung wählst Du einen Kunden.
Lege anschließend das Zeitfenster fest, stelle das Team zusammen und hinterlege bei Bedarf zusätzliche Informationen.
Ein Termin kann einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden. Bleibt das Team leer, wird der Termin unter „Nicht zugewiesen“ gespeichert.
Du kannst denselben Termin außerdem an weiteren Tagen innerhalb der Woche anlegen.
Termine verschieben und zeitlich anpassen
Geplante Termine kannst Du auf einen anderen Zeitpunkt oder in die Zeile eines anderen Mitarbeiters verschieben.
Verschiebst Du einen Termin in den Bereich „Nicht zugewiesen“, werden die zugeordneten Mitarbeiter entfernt. Beginn und Ende eines Termins lassen sich direkt in der Plantafel anpassen.
Hinweis: Veröffentlichte Termine können nicht mehr verschoben, zeitlich verändert oder bearbeitet werden.
Termine kopieren, bearbeiten oder löschen
Öffne das Kontextmenü (Rechtsklick) eines Termins, um weitere Aktionen auszuwählen:
- Kopieren
- Bearbeiten
- Löschen
- Veröffentlichen, sofern der Termin die Voraussetzungen erfüllt
Auf einer freien Fläche kannst Du einen kopierten Termin einfügen oder einen neuen Termin anlegen.
Beim Einfügen übernimmt Operiva:
- Kunde oder Projekt
- Termindauer
- zusätzliche Informationen
Das Einfügen in einer Mitarbeiterzeile wird verhindert, wenn sich der Termin dort mit einem bestehenden Einsatz überschneiden würde.
Konflikte erkennen
Beim Bearbeiten kennzeichnet das Teamfeld betroffene Mitarbeiter mit „Konflikt“. Operiva verhindert Überschneidungen mit anderen Terminen oder genehmigten Abwesenheiten.
Die Kennzeichnung bezieht sich auf den Termin, den Du gerade bearbeitest. Die Plantafel bietet keine übergreifende Konfliktübersicht für alle Termine.
Nicht zugewiesene Termine verwalten
Im Bereich „Nicht zugewiesen“ findest Du Termine, für die noch kein Mitarbeiter feststeht.
Du kannst dort:
- neue Termine anlegen
- bestehende Termine hineinverschieben
- Termine später einem Team zuweisen
Solange kein Mitarbeiter zugeordnet ist, kann der Termin nicht veröffentlicht werden.
Termine veröffentlichen
Einen einzelnen geplanten Termin veröffentlichst Du über sein Kontextmenü.
Möchtest Du alle geeigneten Termine des angezeigten Tages oder der angezeigten Woche freigeben, wählst Du „Aktuelle Ansicht veröffentlichen“.
Ein Termin kann veröffentlicht werden, wenn:
- er den Status „Geplant“ besitzt
- mindestens ein Mitarbeiter zugewiesen ist
Bereits veröffentlichte und nicht zugewiesene Termine werden nicht berücksichtigt.
Nach Deiner Bestätigung erhält der Termin den Status „Veröffentlicht“. Die zugewiesenen aktiven Mitarbeiter werden benachrichtigt.
Disposition in der App
In der App steht keine Dispositionsansicht zur Verfügung.
Mitarbeiter sehen unter „Termine“ ausschließlich veröffentlichte Termine, denen sie selbst zugewiesen sind. Angezeigt werden Datum, Uhrzeit sowie Kunde oder Projekt beziehungsweise die zugehörige Adresse.
Termine können in der App nicht geplant, zugewiesen, verschoben oder veröffentlicht werden.