Projekte in Operiva verwalten

In Operiva bündelst Du projektbezogene Informationen an einem Ort. Du legst Projekte für Kunden an, pflegst die Stammdaten und siehst zugeordnete Termine und Leistungsnachweise.

Der Projektbereich steht Administratoren und Managern zur Verfügung. Benutzer haben keinen Zugriff auf die Projektverwaltung.

Projekte in der Webanwendung

Voraussetzung: projektbasierte Planung

Die Projektverwaltung ist nur verfügbar, wenn Dein Unternehmen die projektbasierte Planung verwendet.

Bei kundenbasierter Planung wird der Projektbereich nicht angezeigt. Termine und Zeiterfassung werden in diesem Modus direkt Kunden zugeordnet.

Projektübersicht und Suche

Die Übersicht zeigt standardmäßig alle aktiven Projekte. Über den Statusfilter wechselst Du zwischen „Aktiv“, „Archiviert“ und „Alle“.

Zu jedem Projekt werden folgende Informationen angezeigt:

• Projektname
• Kostenstelle, sofern vorhanden
• Projektadresse
• aktueller Status

Über „Details“ öffnest Du das jeweilige Projekt.

Die Suche beginnt ab drei eingegebenen Zeichen und durchsucht ausschließlich den Projektnamen. Kundenname, Kostenstelle und Adresse werden nicht berücksichtigt.

Projekt anlegen und Felder ausfüllen

Jedes Projekt wird genau einem aktiven Kunden zugeordnet. Ein neu angelegtes Projekt erhält automatisch den Status „Aktiv“.

Feld	Pflicht	Bedeutung
Kunde	Ja	Aktiver Kunde, dem das Projekt zugeordnet wird
Projektname	Ja	Bezeichnung des Projekts
Kostenstelle	Nein	Optionale interne Kostenstelle
Straße	Ja	Straße der Projektadresse
Nummer	Ja	Hausnummer der Projektadresse
PLZ	Ja	Postleitzahl der Projektadresse
Ort	Ja	Ort der Projektadresse
Weitere Informationen	Nein	Zusätzliche projektbezogene Hinweise

Für die Postleitzahl muss ein Wert eingetragen sein. Ein bestimmtes Zahlenformat oder genau fünf Stellen werden derzeit nicht vorausgesetzt.

Die Projektadresse wird später im Zusammenhang mit projektbezogenen Terminen verwendet.

Projektdetails und Zuordnungen

Nach dem Öffnen sind die Projektdetails zunächst schreibgeschützt. Wähle „Bearbeiten“, um die Felder zu aktivieren und die Projektdaten zu ändern.

Bearbeitet eine andere Person denselben Bereich, kann dieser vorübergehend gesperrt sein.

In den Projektdetails findest Du:

• zugeordnete Termine
• finalisierte Leistungsnachweise
• eine projektbezogene Zeitauswertung

Finalisierte Leistungsnachweise werden nach Kalenderwochen dargestellt. Du kannst sie in der Vorschau öffnen, herunterladen oder löschen.

Projekte archivieren und reaktivieren

Beim Archivieren erhält das Projekt den Status „Archiviert“. Die Projektdaten und vorhandenen Zuordnungen bleiben gespeichert.

Archivierte Projekte:

• verschwinden aus der Ansicht der aktiven Projekte
• stehen nicht mehr für neue Zuordnungen zur Verfügung
• bleiben über die Filter „Archiviert“ und „Alle“ auffindbar

Durch Reaktivieren erhält das Projekt wieder den Status „Aktiv“.

Projekte löschen

Ein Projekt kann erst nach dem Archivieren und einer zusätzlichen Bestätigung dauerhaft gelöscht werden.

Vorhandene Zeitbuchungen oder laufende Timer können die Löschung verhindern. Wird das Projekt erfolgreich gelöscht, bleiben bestehende Termine und Leistungsnachweise erhalten, verlieren jedoch ihre Projektzuordnung. Zuordnungen zwischen dem Projekt und Vorlagen werden entfernt.

Projekte in der App

Die App bietet keinen eigenen Projektbereich und keine Funktionen zum Verwalten von Projekten.

Bei projektbasierter Planung zeigen Termindetails den Projektnamen und die Projektadresse. In der mobilen Zeiterfassung kannst Du ein aktives Projekt als Buchungsbezug auswählen.