Termine verwalten

Mit Operiva kannst Du Termine erstellen, Mitarbeiter zuweisen und geplante Einsätze veröffentlichen.

Die Terminverwaltung ist der ältere, weiterhin verfügbare listenbasierte Weg. Für die laufende Einsatzplanung ist heute die Disposition vorgesehen. Dort koordinierst Du Termine und Mitarbeiter übersichtlich in einer Tages- oder Wochenansicht.

Terminverwaltung in der Webanwendung

Als Administrator oder Manager kannst Du Termine in der Webanwendung verwalten. Benutzer sehen ausschließlich ihre eigenen veröffentlichten Termine, denen sie zugewiesen wurden. Sie können keine Termine anlegen, bearbeiten, veröffentlichen oder löschen.

Termine finden und anlegen

Die Terminliste zeigt Dir Datum und Uhrzeit, Kunde beziehungsweise Projekt und Adresse, das zugewiesene Team sowie den aktuellen Status. Als Administrator oder Manager kannst Du nach einem Kunden oder Projekt suchen und die Liste nach „Geplant“, „Veröffentlicht“ oder „Alle“ filtern.

Über „Hinzufügen“ legst Du einen neuen Termin an.

Im projektbasierten Planungsmodus musst Du ein Projekt auswählen. Der zugehörige Kunde wird automatisch aus dem Projekt übernommen.

Im kundenbasierten Planungsmodus wählst Du einen aktiven Kunden aus. Ein Projekt ist optional, muss aber dem gewählten Kunden zugeordnet sein.

Anschließend legst Du Beginn und Ende fest, ergänzt bei Bedarf eine Zusatzinformation und stellst das Team zusammen. Zugewiesen werden können nur aktive Benutzer Deines Unternehmens.

Hinweis: Du kannst einen Termin zunächst auch ohne Mitarbeiter als „Geplant“ speichern. Veröffentlichen lässt er sich erst, wenn mindestens ein Mitarbeiter zugewiesen wurde.

Überschneidet sich der Termin für ein Teammitglied mit einem anderen Termin oder einer genehmigten Abwesenheit, verhindert Operiva die Zuweisung.

Beim Anlegen kannst Du zusätzliche Tage bis einschließlich Sonntag derselben Kalenderwoche auswählen. Operiva erstellt für jeden ausgewählten Tag einen eigenen Termin mit denselben Angaben. Dadurch entsteht keine dauerhaft wiederkehrende Terminserie.

Termine bearbeiten, veröffentlichen und löschen

Termine besitzen den Status „Geplant“ oder „Veröffentlicht“.

Einen geplanten Termin kannst Du in der Detailansicht bearbeiten, veröffentlichen oder löschen. Veröffentlichte Termine lassen sich nicht mehr bearbeiten oder auf „Geplant“ zurücksetzen. Als Administrator oder Manager kannst Du sie weiterhin löschen.

Beim Veröffentlichen und beim Löschen eines veröffentlichten Termins werden die zugewiesenen aktiven Mitarbeiter benachrichtigt.

Über die Mehrfachauswahl oder „Alle auswählen“ kannst Du mehrere geladene Termine gemeinsam veröffentlichen oder löschen. Vor einer Sammelveröffentlichung prüft Operiva jeden ausgewählten Termin. Kann einer der Termine nicht veröffentlicht werden, wird der gesamte Vorgang abgebrochen.

Leistungsnachweise im Termin

Bei veröffentlichten Terminen kannst Du einen Leistungsnachweis aus einer verfügbaren Vorlage erstellen oder eine PDF-Datei hochladen. Einen aus einer Vorlage erstellten Entwurf kannst Du bearbeiten und anschließend finalisieren.

Außerdem kannst Du die zum Termin hinterlegten Dokumente und Fotos aufrufen sowie eine Vorschau öffnen. Bei geplanten Terminen stehen diese Funktionen noch nicht zur Verfügung.

Termine in der App

In der App siehst Du ausschließlich Deine eigenen veröffentlichten Termine, denen Du zugewiesen wurdest.

Die App dient nicht der Terminplanung. Termine anlegen, Mitarbeiter zuweisen, Termine umplanen, veröffentlichen oder löschen ist nur in der Webanwendung möglich.

Eigene Termine und Leistungsnachweise

Die Terminliste zeigt Dir Datum und Uhrzeit sowie Kunde, Projekt und Adresse. In der Detailansicht findest Du weitere Angaben wie Beginn und Ende, das zugewiesene Team und vorhandene Zusatzinformationen.

Zu einem veröffentlichten Termin kannst Du einen Leistungsnachweis aus einer Vorlage erstellen, Felder ausfüllen, Unterschriften erfassen und den Nachweis finalisieren. Hochgeladene PDFs, Fotos und die Vorschau stehen ebenfalls im Termin bereit.

Einen eigenen Vorlagenentwurf kannst Du löschen, solange er noch nicht finalisiert wurde. Finalisierte Leistungsnachweise, hochgeladene Dateien und Fotos kannst Du als Benutzer nicht löschen.