Abwesenheiten in Operiva verwalten

In Operiva verwaltest Du Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten zentral.

Als Benutzer siehst Du im Bereich „Abwesenheiten“ ausschließlich Deine eigenen Einträge. Administratoren und Manager erhalten eine unternehmensweite Übersicht, entscheiden über Anfragen und können Abwesenheiten direkt für aktive Mitarbeiter eintragen.

Abwesenheiten in der Webanwendung

Die Übersicht zeigt Dir den Typ, den Zeitraum und den Status jeder Abwesenheit. Administratoren und Manager sehen zusätzlich den Namen des Mitarbeiters. Sie können die Einträge nach Mitarbeiter, Status und Zeitraum filtern. Beim Öffnen der Übersicht ist der Status „Ausstehend“ vorausgewählt.

Nur genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Kalender und in der Disposition. Sie verhindern außerdem, dass einem abwesenden Mitarbeiter im betroffenen Zeitraum ein kollidierender Termin zugewiesen wird.

Genehmigter Urlaub wird beim Urlaubssaldo und genehmigter Überstundenausgleich beim Arbeitszeitkonto berücksichtigt. An genehmigten Abwesenheitstagen können keine neuen Timer gestartet oder manuellen Zeitbuchungen angelegt werden.

Abwesenheit eintragen oder anfragen

Als Benutzer beantragst Du eine Abwesenheit für Dich selbst. Dafür wählst Du einen Typ sowie das Von- und Bis-Datum aus. Notizen, Stundenangaben sowie Teil- oder Halbtage sind nicht vorgesehen.

Du kannst Urlaub oder Krankheit auswählen. Ist Dein Arbeitszeitkonto aktiviert, steht Dir zusätzlich Überstundenausgleich zur Verfügung.

Deine Anfrage erhält zunächst den Status „Ausstehend“. Aktive Administratoren und Manager werden darüber benachrichtigt.

Als Administrator oder Manager kannst Du eine Abwesenheit direkt für einen aktiven Mitarbeiter eintragen. Zusätzlich zu Typ, Von- und Bis-Datum musst Du den betreffenden Mitarbeiter auswählen. Neben Urlaub, Krankheit und gegebenenfalls Überstundenausgleich steht Dir auch unbezahlter Urlaub zur Verfügung.

Eine durch einen Administrator oder Manager eingetragene Abwesenheit wird sofort als „Genehmigt“ gespeichert. Der betroffene Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.

Das Bis-Datum darf nicht vor dem Von-Datum liegen. Überschneidet sich der Zeitraum mit einer bereits vorhandenen Abwesenheit derselben Person, lehnt Operiva den neuen Eintrag ab – unabhängig vom Status der bestehenden Abwesenheit.

Hinweis: Überstundenausgleich setzt ein aktiviertes Arbeitszeitkonto und mindestens einen gezählten Arbeitstag im gewählten Zeitraum voraus. Ein negativer Saldo verhindert die Anfrage nicht.

Anfragen genehmigen oder ablehnen

Nur Administratoren und Manager können über ausstehende Anfragen entscheiden.

Bei einer Urlaubsanfrage wird ihnen der verfügbare Urlaubssaldo angezeigt. Auch wenn durch die Abwesenheit ein negativer prognostizierter Saldo entsteht, kann die Anfrage genehmigt werden.

Mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ triffst Du eine endgültige Entscheidung. Danach kann der Eintrag weder erneut entschieden noch bearbeitet werden. Der Antragsteller wird automatisch über das Ergebnis informiert.

Abwesenheiten filtern, bearbeiten und löschen

Als Administrator oder Manager kannst Du die unternehmensweite Übersicht nach Mitarbeiter, Status oder Zeitraum filtern. Der Zeitraumfilter berücksichtigt alle Abwesenheiten, die sich mit der ausgewählten Zeitspanne überschneiden.

Ausstehende Abwesenheiten kannst Du im Profil des Mitarbeiters bearbeiten. Änderbar sind ausschließlich der Typ sowie das Von- und Bis-Datum. Genehmigte oder abgelehnte Einträge lassen sich nicht bearbeiten.

Administratoren und Manager können Abwesenheiten unabhängig von ihrem Status löschen.

Als Benutzer kannst Du Deine eigene ausstehende Anfrage löschen, aber nicht bearbeiten. Möchtest Du den Typ oder Zeitraum korrigieren, löschst Du die Anfrage und stellst anschließend eine neue. Genehmigte oder abgelehnte Abwesenheiten kannst Du nicht selbst löschen.

Abwesenheiten in der App

In der App siehst Du ausschließlich Deine eigenen Abwesenheiten. Du kannst die Liste nach „Alle“, „Ausstehend“, „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ filtern und so den aktuellen Status Deiner Anfragen prüfen.

Eine Abwesenheit beantragst Du mit dem Typ sowie dem Von- und Bis-Datum. Eine eigene ausstehende Anfrage kannst Du nach einer Bestätigung wieder löschen.

Abwesenheiten bearbeiten, genehmigen oder ablehnen ist in der App nicht möglich. Auch die Auswahl anderer Mitarbeiter sowie die Anzeige des Urlaubs- und Arbeitszeitkontos stehen dort nicht zur Verfügung.