Benutzer in Operiva verwalten

In der Benutzerverwaltung legst Du Konten für Deine Mitarbeiter an. Dort verwaltest Du außerdem Rollen, Stammdaten, Vertragsdaten und den aktuellen Kontostatus.

Administratoren und Manager haben Zugriff auf die Benutzerverwaltung. Welche Konten und Funktionen sie bearbeiten dürfen, hängt von ihrer Rolle ab.

Benutzer in der Webanwendung

Benutzer anlegen

Öffne „Benutzer“ und wähle die Aktion zum Hinzufügen eines neuen Benutzers. Erfasse anschließend die Stamm- und Vertragsdaten.

Stammdaten (Pflichtfelder)

Feld	Bedeutung
Anrede	Wähle Herr, Frau, Divers oder Unbestimmt.
Vorname und Nachname	Name des Benutzers
E-Mail	Wird für die Einladung und spätere Anmeldung verwendet. Jede E-Mail-Adresse kann nur einmal verwendet werden.
Telefon	Optionale Telefonnummer des Benutzers
Rolle	Bestimmt die Rechte innerhalb von Operiva. „Benutzer“ ist vorausgewählt.

Vertragsdaten (Optional, aber empfohlen)

Feld	Bedeutung
Eintrittsdatum	Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
Urlaubstage/Jahr	Jährlicher Urlaubsanspruch
Verfall Resturlaub	Legt fest, nach wie vielen Monaten Resturlaub verfällt. Mit 0 findet kein automatischer Verfall statt.
Resturlaub Altsystem	Urlaubstage, die aus einem vorherigen System übernommen werden
Brutto-Lohn pro Stunde	Stundenlohn im Format 19,50
Soll-Stunden	Vereinbarte Arbeitsstunden
Überstundenkonto Altsystem	Positiver oder negativer Startwert aus einem vorherigen System

Nach dem Anlegen erhält das Konto den Status „Aktiv“ und zählt zum Nutzerlimit Deines Pakets.

Operiva sendet eine Willkommensmail mit dem Link „Passwort festlegen“ an die angegebene E-Mail-Adresse. Der Link ist 24 Stunden gültig. Anschließend kann sich der Benutzer mit seinem selbst festgelegten Passwort anmelden.

Rollen und Berechtigungen

Rolle	Rechte in der Benutzerverwaltung
Administrator	Sieht und verwaltet alle Konten. Kann Benutzer, Manager und Administratoren anlegen sowie andere Konten archivieren, reaktivieren und unter bestimmten Voraussetzungen löschen. Die eigene Rolle kann nicht geändert werden.
Manager	Sieht alle Konten in der Übersicht, kann aber nur Benutzer öffnen und bearbeiten. Manager können Benutzer anlegen, archivieren und reaktivieren, jedoch keine Rollen ändern oder Konten löschen.
Benutzer	Hat keinen Zugriff auf die Benutzerverwaltung und diverse andere Funktionen in der Webanwendung. Kann lediglich Termine & Termindetails einsehen, Leistungsnachweise ausfüllen & Fotos machen, Abwesenheiten beantragen und Zeiten erfassen.

Benutzerprofil und Vertragsdaten

Öffne ein Benutzerkonto, um dessen Daten einzusehen. Stammdaten und Vertragsdaten werden in getrennten Bereichen bearbeitet.

Im Benutzerprofil findest Du außerdem:

• den aktuellen Urlaubssaldo
• das Arbeitszeitkonto beziehungsweise den AZK-Saldo
• übernommene Werte aus einem vorherigen System
• Auszahlungen und manuelle Anpassungen
• die zugehörige Saldohistorie
• bestehende Abwesenheiten
• Stundenauswertungen und Stundenzettel

Administratoren und Manager können bei Konten, die sie verwalten dürfen, Korrekturen für Urlaub und Arbeitszeitkonto erfassen. Abwesenheiten lassen sich ebenfalls im Benutzerprofil bearbeiten oder löschen.

Benutzer archivieren und reaktivieren

Ein archiviertes Konto kann sich nicht mehr anmelden und zählt nicht mehr zum Nutzerlimit. Die gespeicherten Benutzerdaten werden durch das Archivieren nicht gelöscht.

Du kannst Dein eigenes Konto nicht archivieren:

• Administratoren können andere Konten archivieren und reaktivieren.
• Manager können ausschließlich Konten mit der Rolle „Benutzer“ archivieren und reaktivieren.

Beim Reaktivieren erhält das Konto wieder den Status „Aktiv“ und zählt erneut zum Nutzerlimit.

Nutzerlimit

Für das Nutzerlimit werden ausschließlich aktive Konten gezählt. Die verfügbare Anzahl hängt von Deinem gebuchten Paket ab.

Ist das Limit erreicht, kannst Du keine weiteren Benutzer anlegen oder archivierte Konten reaktivieren. Durch das Archivieren eines aktiven Kontos wird wieder ein Platz frei.

Benutzer löschen

Nur Administratoren können ein anderes Benutzerkonto dauerhaft löschen. Das Konto muss vorher archiviert worden sein.

Historische Verknüpfungen können verhindern, dass ein Konto gelöscht werden kann. Das Archivieren bleibt in diesem Fall weiterhin möglich.

Benutzer in der App

Die App bietet keine Benutzerverwaltung. Benutzerkonten, Rollen und Vertragsdaten werden ausschließlich in der Webanwendung verwaltet.

Für die Anmeldung in der App werden folgende Angaben benötigt:

• Unternehmenskennung
• E-Mail-Adresse
• selbst festgelegtes Passwort

Nur aktive Konten können sich anmelden. Normale Benutzer finden in der App die Bereiche Zeiterfassung, Kalender, Termine und Abwesenheiten.