Zeiterfassung in Operiva
Mit Operiva erfasst Du Deine Arbeitszeit entweder direkt mit dem Live-Timer oder nachträglich über „Zeit nachtragen“. Der Timer begleitet einen laufenden Arbeitseinsatz mit Start, Pausen und Ende. Die manuelle Erfassung eignet sich für einen bereits geleisteten Zeitraum.
Hinweis: Für jede neue Buchung brauchst Du einen gültigen Buchungsbezug und eine aktive Tätigkeit. Abhängig vom eingerichteten Planungsmodus wählst Du ein Projekt oder einen Kunden aus. Für interne Arbeiten steht außerdem „Intern“ zur Verfügung.
Für neue Buchungen kannst Du nur aktive Projekte, Kunden und Tätigkeiten auswählen. Historische Buchungen bleiben sichtbar. Archivierte Bezüge und Tätigkeiten werden dort entsprechend gekennzeichnet.
Eine genehmigte Abwesenheit blockiert an diesem Tag sowohl den Start eines neuen Timers als auch das Anlegen einer manuellen Zeitbuchung.
Zeiterfassung in der Webanwendung
In der Webanwendung kannst Du Deine eigenen Arbeitszeiten erfassen und in einer Tagesansicht prüfen.
Alle aktiven Rollen können ausschließlich ihre eigenen einzelnen Zeitbuchungen anlegen, bearbeiten und löschen. Auch Administratoren und Manager können keine fremden Einzelbuchungen verändern.
Timer starten, pausieren und stoppen
Wähle zuerst den passenden Buchungsbezug und eine aktive Tätigkeit. Starte die Erfassung anschließend über „Zum Starten drücken“.
Pro Benutzer kann immer nur ein Timer aktiv sein. Jeder erfasste Arbeitsabschnitt muss mindestens eine volle Minute dauern.
Für eine Unterbrechung wählst Du „Pause starten“. Wenn Du weiterarbeitest, setzt Du den Timer mit „Pause beenden“ fort. Pausen zählen nicht als Arbeitszeit. Operiva führt die Zeit vor und nach der Pause als getrennte Arbeitsabschnitte innerhalb der Buchung.
Beende die laufende Erfassung mit „Zum Stoppen erneut drücken“. Danach erscheint der Eintrag in Deiner persönlichen Tagesliste.
Zeiten nachtragen und korrigieren
Über „Zeit nachtragen“ erfasst Du einen vollständigen Zeitraum manuell. Gib Start und Ende im 24-Stunden-Format ein und ordne die Zeit einem gültigen Buchungsbezug sowie einer aktiven Tätigkeit zu.
Eine Buchung darf über Mitternacht hinausgehen. Operiva berücksichtigt dabei automatisch den jeweiligen Kalendertag.
Eine Pause trägst Du über „Pause hinzufügen“ ein. Für mehrere Pausen verwendest Du „Weitere Pause hinzufügen“. Jede Pause muss vollständig innerhalb des erfassten Zeitraums liegen. Mehrere Pausen dürfen sich nicht überschneiden.
Identische Werte für Start und Ende sind ungültig. Überschneidet sich der neue Zeitraum mit einem Deiner bereits vorhandenen Zeiteinträge, lehnt Operiva die Buchung ab.
Über „Zeit bearbeiten“ kannst Du einen eigenen Eintrag ändern oder löschen. Vor dem Löschen musst Du den Vorgang bestätigen.
Hinweis: Beim Bearbeiten stehen derzeit keine einzelnen Pausenfelder zur Verfügung. Vorhandene Pausen lassen sich dort daher nicht separat neu aufteilen.
Eigene Zeiten und Auswertungen prüfen
Deine Tagesliste zeigt für jede Buchung den Bezug, die Tätigkeit, die Dauer, die Pausenzeit sowie Start und Ende.
Mit den Pfeilen wechselst Du zum vorherigen oder nächsten Tag. Über „Heute“ kehrst Du direkt zum aktuellen Datum zurück. Die persönliche Zeiterfassungsansicht zeigt einzelne Tage. Eine persönliche Wochenansicht oder ein persönlicher Saldo ist dort nicht enthalten.
Administratoren und Manager erhalten in der Webanwendung zusätzliche Auswertungen:
- Beim jeweiligen Kunden oder Projekt steht eine schreibgeschützte „Zeitauswertung“ zur Verfügung. Sie kann nach Tag, Woche, Monat oder Gesamtzeit betrachtet werden und zeigt die Stunden nach Mitarbeiter und Tätigkeit.
- Im Benutzerprofil befindet sich die monatliche „Stundenübersicht“ mit Ist-Stunden, Soll-Stunden und Überstunden. Ist das Arbeitszeitkonto aktiviert, wird dort zusätzlich das AZK angezeigt.
Diese Auswertungen ermöglichen keine Bearbeitung fremder Einzelbuchungen. AZK-Korrekturen erfolgen separat im Benutzerprofil und verändern keinen einzelnen Zeiteintrag.
Tätigkeiten und Regeln für die Zeiterfassung verwalten Administratoren und Manager ausschließlich in der Webanwendung.
Zeiterfassung in der App
Die Zeiterfassung ist die Startansicht der App. Auch hier kannst Du Deine eigene Arbeitszeit mit dem Timer erfassen oder über „Zeit nachtragen“ manuell eintragen.
Vor dem Start wählst Du abhängig vom Planungsmodus ein Projekt, einen Kunden oder „Intern“ aus und ergänzt eine aktive Tätigkeit. Für Timer, Mindestdauer, Pausen, manuelle Zeiträume, Überschneidungen und genehmigte Abwesenheiten gelten dieselben Regeln wie in der Webanwendung.
Die App zeigt Deine persönliche Tagesliste mit Bezug, Tätigkeit, Dauer, Pause sowie Start und Ende. Über die Pfeile und „Heute“ navigierst Du zwischen den Tagen.
Eigene Buchungen kannst Du über „Zeit bearbeiten“ ändern oder nach einer Bestätigung löschen. Auch in der App stehen beim Bearbeiten keine einzelnen Pausenfelder zur Verfügung.
Hinweis: Die App enthält keine Kunden- oder Projektauswertungen, keine monatliche Stundenübersicht, keinen AZK-Saldo und keine Verwaltung von Tätigkeiten oder Zeiterfassungsregeln.